Custodia
Nadie sabe quién lo tiene
Las unidades pasan entre almacén, camioneta y sitio de palabra, y se pierden en algún punto intermedio.
PILAR IV
Cada unidad ubicada, del almacén a la camioneta y al sitio
Una unidad solo se mueve con una transferencia completada, así que su ubicación y su historial nunca pueden contradecirse.
- Equipo perdido en transferencias
- < 0.38%
- Unidades con responsable conocido
- 100%
- Depreciación antes de dar de baja
- 80%
El problema
El inventario fantasma empieza con un error honesto
El equipo cambia de manos muchas veces al día. Cada entrega sin documentar es donde desaparece.
Conteos
Existencias conocidas una vez al mes
El inventario se cuenta a mano, se concilia en una hoja de cálculo y a la mañana siguiente ya no cuadra.
Historial
Garantías y reparaciones dispersas
La garantía, reparaciones y visitas de un equipo viven en archivos distintos, o en ninguno.
Cómo funciona
La vida de una unidad
Desde el día que llega hasta el día que se desecha, cada unidad tiene un solo responsable y un solo historial.
Catalogada una sola vez
Cuatro niveles (departamento, marca, tipo y variante), donde cada variante lleva su garantía, vida útil, costo, método de depreciación y punto de reorden.
departamento → marca → tipo → variante (SKU)
Cada unidad identificada
Cada unidad tiene número de serie y código de barras, un ciclo de vida (nueva, activa, depreciada, desechada) y un estado de custodia (en almacén, instalada, en reparación, retirada) que avanzan por separado.
ciclo de vida y custodia son independientes
Movida solo por transferencia
Almacén a camioneta, camioneta a sitio, técnico a técnico: cada movimiento es una transferencia, solicitada, aprobada cuando se requiere y completada con un escaneo. Las entregas entre técnicos usan un código QR en la app.
la ubicación cambia solo al completar una transferencia
Ligada al trabajo
El equipo instalado o retirado en una visita se registra contra el ticket y el sitio, así el inventario de cada sitio y el historial de cada unidad se mantienen al día.
ticket ↔ unidad ↔ sitio
Visitas preventivas desde el contrato
Las visitas de mantenimiento obligatorias se generan del calendario de cada contrato, con planes de renovación para el equipo que llega al fin de su vida útil.
cada visita obligatoria, generada automáticamente
Pérdidas investigadas con evidencia
Una unidad perdida o dañada abre una investigación, y el historial de custodia muestra exactamente quién la tuvo y cuándo.
evidencia: todo el historial de custodia
Cuatro niveles (departamento, marca, tipo y variante), donde cada variante lleva su garantía, vida útil, costo, método de depreciación y punto de reorden.
departamento → marca → tipo → variante (SKU)
En números
Las pérdidas bajan cuando cada entrega se escanea
Los primeros meses cierran los huecos más grandes: el material que sale del almacén sin responsable y el equipo retirado de sitios que nunca regresa.
Equipo perdido en transferencias, por mes
Del 8% promedio de la industria a menos de 0.4% en seis meses.
Ver los datos
| Unidades perdidas | |
|---|---|
| Mes 1 | 8% |
| Mes 2 | 5.1% |
| Mes 3 | 2.4% |
| Mes 4 | 1.1% |
| Mes 5 | 0.6% |
| Mes 6 | 0.38% |
Reglas que siempre se cumplen
Por qué cuadra el inventario
Consistencia
Ubicación e historial siempre coinciden
Como la única forma de mover una unidad es una transferencia completada, la suma de sus movimientos es donde está.
Verificación
Cada entrega escaneada
Confirmación con código de barras o QR en cada transferencia, no una casilla que alguien marca después.
Garantía
La cobertura viaja con la unidad
A donde vaya una unidad, van con ella su fecha de fin de garantía y su vida útil.
Valor
Sin bajas anticipadas
Una unidad no puede darse de baja antes de alcanzar su tope de depreciación, así el valor no se pierde antes de tiempo.
Vista del cliente
El cliente ve su propio equipo
En el portal, cada cliente ve sus unidades, garantías y renovaciones, y nunca las de otro cliente.
Auditoría
Cada movimiento en el registro
Transferencias, aprobaciones y cambios al catálogo quedan en la bitácora logística a prueba de alteraciones.
Configuración
Valores iniciales de custodia y valor
- Tope de depreciación
- 80%
- Depreciación requerida antes de dar de baja una unidad
- Niveles del catálogo
- 4
- Departamento, marca, tipo y variante
- Estados de custodia
- 4
- En almacén, instalada, en reparación, retirada
- Entrega
- Escaneo · QR
- Cómo se confirma una transferencia entre responsables
- Alertas de reorden
- Por variante
- Nivel de existencias que dispara un aviso de reorden
Quién lo usa
Quién trabaja con esto todos los días
Dirección general
Elena
Sabe qué tiene la empresa, dónde está, cuánto vale y cuánto cuesta realmente cada ticket.
Técnico de campo
Faisal
Ve las existencias de su camioneta, solicita transferencias y entrega unidades por QR en segundos.
Gerente regional del cliente
Mark
Sigue cada unidad de la región, con garantías y renovaciones, en el portal del cliente.
Véalo con su propia operación
Una sesión de 30 minutos con sus flujos de despacho, nómina y activos en pantalla.
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